Bewijs van ontvangst is cruciaal
Algemene voorwaarden niet zomaar van toepassing
Om zeker te zijn dat uw algemene voorwaarden altijd rechtsgeldig van toepassing zijn, moet u op een aantal punten letten. Veel ondernemingen verwijzen er op hun facturen naar. Maar dat is te laat.
1. De voorwaarden moeten vóór of bij het sluiten van de overeenkomst kenbaar zijn gemaakt aan de wederpartij en ter hand zijn gesteld. Met andere woorden meegezonden bij een offerte bijvoorbeeld.
2. Bij bestaande relaties kunt u een mailing, waarbij aan de wederpartij/opdrachtgever wordt aangegeven onder welke voorwaarden u uw werkzaamheden verricht voor die opdrachtgever, verzenden onder meezending van die voorwaarden.
3. Aan de wederpartij moet worden aangegeven welke voorwaarden op welke werkzaamheden van toepassing zijn.
4. De tekst op de factuur moet overeenkomen met de activiteit, zoals bijvoorbeeld bij huur of opslag.
De meest zekere methode is de voorwaarden aangetekend te verzenden. U hebt dan een bewijs van ontvangst. Maar dat gaat veel bedrijven te ver. In ieder geval dient u de voorwaarden bij iedere offerte die de deur uitgaat bij te sluiten. In beide gevallen moet onomstotelijk vast staan dat u de voorwaarden hebt bijgesloten. Denk er dus wel aan altijd een zin als bijvoorbeeld ‘Onze algemene voorwaarden zijn van toepassing. U vindt ze als bijlage bij deze brief/offerte.’ toe te voegen.
Algemene voorwaarden kunnen ook van belang zijn als u een overeenkomst aangaat met een buitenlandse partij. Zo kan een bepaling zijn opgenomen die aangeeft welk recht op de rechtsverhouding van toepassing is en welke rechter bevoegd is als er sprake is van een conflict. Stel, bijvoorbeeld, dat u op basis van een mondelinge overeenkomst zaken doet met een Tsjechische wederpartij die gevestigd is in België. En dat u in het kader van die overeenkomst ten behoeve van een Franse partij goederen van Frankrijk naar Tsjechië heeft vervoerd. Van welk land gelden dan de rechtsregels?
Vermeld op briefpapier, facturen, reclame, brochures en op de website de voorwaarden.
Vermeld tevens, dat de voorwaarden op eerste verzoek kosteloos worden toegezonden en/of te raadplegen zijn op de website van uw bedrijf.
Wilt u het zeker weten? Neem dan contact op met SCT Juridisch Adviesbureau, telefoon (010) 304 28 50 of per e-mail:info@sct-juridischadviesbureau.nl.