Bedrijfsopvolging: welke wegen?

Doordachte aanpak bedrijfsopvolging bij Den Otter
Niet zomaar even beslissen
Bedrijfsopvolging. Gemakkelijker gezegd dan gedaan, zo blijkt in de dagelijkse praktijk. Juist in familiebedrijven waar emotie en eigendom een belangrijke rol spelen, is het een hele klus.
Bij Den Otter Verhuizingen is het hele proces goed verlopen, mede doordat er bewust is gekozen voor een gedegen aanpak.

Het lijkt zo simpel, maar een bedrijfsopvolging is een enorme en tijdrovende klus. Dat menig familiebedrijf zich daarop verkijkt, blijkt uit Europese cijfers die aangeven dat maar liefst één op de tien faillissementen van familiebedrijven te wijten is aan slechts de bedrijfsopvolging.

Deskundigheid
De reden daarvoor hoeft niet te zijn dat opvolgers het door hun ouders opgezette bedrijf verkwanselen. Het kan ook zijn dat senior zich ondanks zijn terugtreden te veel blijft bemoeien met het bedrijf of dat de aangewezen opvolgers – broers, zussen en andere familieleden – uiteenlopende ideeën hebben over de wijze waarop ze het bedrijf willen voortzetten. Beide generaties blijken van tevoren vaak onvoldoende te hebben nagedacht en openhartig te hebben gesproken over hun wensen, verwachtingen en de toekomst van het bedrijf. Dat is niet alleen zonde van de jarenlange energie en arbeid die in het bedrijf is gestoken, maar het kan zelfs leiden tot jarenlange familieruzies. Alle reden om de bedrijfsopvolging in een familiebedrijf doordacht aan te pakken. Het inschakelen van deskundigen is dan geen overbodige luxe.

Het gezicht
Bij Den Otter Verhuizingen is er nooit discussie geweest over het inschakelen van deskundigen toen de bedrijfsopvolging aan de orde was, nu zo’n 4 jaar geleden. ‘We hebben meteen gezegd dat we, om ons goed te laten begeleiden, in dit hele proces externe deskundigen moesten inschakelen’, zegt Jan Willem den Otter. Den Otter Verhuizingen bestaat sinds 1913. Gestart als bodedienst door de overgrootvader van de huidige directeuren/eigenaren Jan Willem en Koos den Otter, is het bedrijf uitgegroeid tot een modern verhuis- (Den Otter Verhuizingen) en transportbedrijf (Den Otter Transporten). ‘Ik geef meer leiding aan de verhuisactiviteiten en Koos houdt zich bezig met de financiën, verzekeringen en algemene zaken van Den Otter Transporten. En natuurlijk doen en beslissen we veel zaken samen als het gaat om de verdere ontwikkeling van het bedrijf.’ Ook vader Wim den Otter werkt nog menig uurtje mee in het bedrijf. ‘Hij is net als ik al op jonge leeftijd in het bedrijf van zijn vader gaan werken en zomaar stoppen is dan geen optie. Hij is er veel op maandag en vrijdag, voor ons vaak drukke dagen. Ook mijn moeder werkt nog een paar dagen per week in het bedrijf. We zijn blij met hun kennis en ervaring. Bovendien is mijn vader naar grote klanten vaak nog het gezicht van Den Otter. Daar maken we voor het binnenhalen van contracten graag dankbaar gebruik van’, aldus Den Otter.

Opleidingen
Voor Jan Willem is het eigenlijk altijd wel duidelijk geweest dat hij in het bedrijf van zijn vader zou gaan werken. ‘Ik werkte hier al samen met Koos toen we nog schooljongens waren. Ik heb economie en logistiek gestudeerd aan de hogeschool. Het leek mijn vader goed om eerst buiten ons bedrijf mijn vleugels uit te slaan. Dat is er echter nooit van gekomen, omdat ik al snel in de gaten had dat hij zijn handen erg vol had en mijn hulp goed kon gebruiken. Koos is na zijn studie wel een andere kant opgegaan, in eerste instantie. Hij heeft finance en ICT gestudeerd en kwam bij ING terecht. We waren verrast, maar blij, toen hij in mei 2008 te kennen gaf ook in het bedrijf te willen stappen. Hij heeft in eerste instantie de hele nieuwbouw begeleid. Langzaam zijn we toen tot de huidige taakverdeling gekomen.’

Open vizier
Omdat Den Otter senior in 2014 65 jaar werd, is er vanaf 2010/2011 gepraat over de bedrijfsopvolging. Jan Willem vertelt: ‘Dat was ook een ‘gunstig’ tijd. Het bedrijf was door de crisis minder waard geworden. Het pensioen van mijn vader was veilig gesteld en wij hoefden niet de hoofdprijs te betalen. Alles was dus relatief snel geregeld met de bank. Omdat onze vader alle aandelen zelf in handen heeft gehouden, was het niet erg complex. Mijn broer en ik hebben alles overgenomen. We hebben nog een zus, maar die zit in het onderwijs en had geen ambitie richting het bedrijf. Toen dit onderwerp ter tafel kwam, hebben we wel meteen gezegd: goed aanpakken. We hebben nogal eens de neiging in de waan van de dag snel te beslissen, maar dat zagen we nu niet zitten. We moesten dit serieus aanpakken. Het hele traject is dan ook begeleid door de accountant van mijn vader, voor zijn belangen, en door een fiscalist en jurist, gespecialiseerd in bedrijfsopvolging, die mijn broer en mij begeleidden. Op die manier hebben we met open vizier alle belangen kunnen behartigen. In die periode hebben we over deze materie ook een kort gesprek gehad met TLN en hebben we persoonlijkheidstesten gedaan. Met dat laatste zijn we overigens snel gestopt. De taakverdeling en capaciteiten waren duidelijk.’

Continuering 
Er is volgens Den Otter weinig discussie geweest over onder meer de taakverdeling en salariëring van beide broers. ‘Omdat we hetzelfde opleidingsniveau hebben en dezelfde uren draaien, hebben we ook hetzelfde salaris.’ Per 1 januari 2012 was de overname door de broers een feit. Het hele traject heeft en jaar tot anderhalf jaar geduurd. Den Otter: ‘Er is voor mij sinds die dag niet veel veranderd. Ja natuurlijk, officieel zijn we zijn nu verantwoordelijk. Maar we doen niet veel anders dan daarvoor. Het enige is bijvoorbeeld dat we nu wel zelf de vervelende gesprekken moeten voeren met medewerkers als dat nodig is. Het is altijd handig als je dat aan je vader kunt overlaten.’ Den Otter senior is zoals gezegd nog altijd heel betrokken bij het bedrijf, maar volgens Jan Willem op een goede manier. ‘Hij werkt nog drie dagdelen en springt in waar nodig. Hij kan de zaak goed aan ons overlaten. Wel vragen we hem regelmatig om advies en sparren we met hem. Dat is belangrijk.’ Op de vraag of er nu een andere wind waait, schudt Jan Willem zijn hoofd. ‘Nee, we staan redelijk op één lijn. Het pand zoals het er nu staat, zou er ook zijn gekomen onder onze leiding en de boordcomputers die we nu hebben aangeschaft, zouden er ook onder mijn vaders leiding zijn gekomen. Dat loopt perfect over in elkaar.’

Familiedocument
Openheid, evenals kennis en ervaring van deskundigen, is belangrijk in het proces van bedrijfsopvolging. Emile van der Weg, consultant en coach bedrijfsopvolging bij TLN, zegt hierover: ‘Het is belangrijk om goed op een rijtje te zetten welke partijen er bij de bedrijfsopvolging betrokken zijn, wat hun rol is en welke stappen er nodig zijn om de bedrijfsopvolging te realiseren. Daarbij kun je denken aan advies en hulp van een boekhouder, accountant, jurist of fiscalist. Ook is het belangrijk dat de betrokken partijen een tijdlijn voor ogen hebben en zich de vraag stellen of het helder en duidelijk is wat de toekomst inhoudt. De ouders moeten voor ogen hebben wanneer ze het bedrijf loslaten, op welke manier dat moet gebeuren en wat daarvoor geregeld dient te worden met de nodige afspraken. De kinderen zullen een business case moeten maken met hun eigen visie, kennis en kunde op het bedrijf en met ideeën over de toekomst. Zij zullen daarin ook hun eigen rollen, functies en salarissen moeten meenemen. Het resultaat kan worden vastgelegd in een zogenoemd familiedocument.’

Aandachtspunten
Eén van de deskundigen die Emile van der Weg, consultant en coach bedrijfsopvolging bij TLN, inschakelt bij een bedrijfsopvolging is Anja van der Pol, jurist bij SCT Juridisch Adviesbureau in Hoogvliet. Eén van de eerste dingen die zij checkt als de partijen na een eerste gesprek om tafel zitten, is of het kind ofwel de beoogde opvolger de overname en de daarbij behorende verantwoordelijkheid inderdaad wel wil. ‘Dat is namelijk geen vanzelfsprekendheid’, aldus Van der Pol. Een volgende stap is te onderzoeken hoe de beoogde bedrijfsoverdracht financieel uitpakt voor de ouders, maar ook voor de kinderen. ‘Een kind kan nog zo graag willen, maar een cruciale vraag is of het bedrijf wel bestaansrecht heeft. Dat klinkt hard, maar is wel essentieel.’ Ook is het belangrijk om vast te stellen of de opvolger de geschikte opleiding heeft gevolgd, het vakdiploma heeft behaald, over de benodigde ervaring beschikt en voldoende financieel inzicht in huis heeft, evenals de nodige leidinggevende capaciteiten. Het is verder belangrijk om ervoor te zorgen dat de ondernemer een bedrijfsstructuur creëert die hem flexibiliteit biedt en de mogelijke risico’s beperkt. ‘In de sector wordt daarvoor veel gewerkt met BV’s.’ Het is niet goed om uitsluitend vanuit fiscaal oogpunt te werk te gaan, stelt Van der Pol. Er kunnen zeker bij familiebedrijven ook grotere belangen van andere gezinsleden meespelen, evenals oudedagvoorzieningen. ‘Het is belangrijk om ook die mee te nemen in het geheel en dan te komen tot het meest geschikte scenario.’ Tevens is het belangrijk om goede onderlinge afspraken te maken als er meerdere opvolgers zijn. Wie mag aandeelhouder worden? Worden daar eisen aan gesteld, bijvoorbeeld dat iemand werkzaam is bij het bedrijf? Wat moet er gebeuren bij een eventueel overlijden van broer of zus? Een gevoelig onderwerp is het in dienst nemen van familieleden. Van der Pol: ‘Een familiebedrijf is geen opvanghuis voor neven en nichten. Ze moeten aan dezelfde eisen van geschiktheid, opleiding en ervaring voldoen als externe medewerkers. Dit ook met het oog op de continuïteit van het bedrijf.’ Ten slotte is het van belang om af te spreken hoe de procedure in financieel opzicht verloopt bij het uitkopen van aandeelhouders en/of mede-firmanten. ‘Vaak is het geld er niet om een deel van de aandelen over te nemen. Je kunt hiervoor afspreken dat in termijnen kan worden betaald.’

Neem tijdig contact op met:
Emile van de Weg telefoon 088-4567145 of per e-mail EvdWeg@tln.nl
Anja van der Pol telefoon 010-4282100 of per e-mail info@sct-juridischadviesbureau.nl.

Bron: Verhuizer nummer 3 van 22 mei 2015.