Met name in onze incassopraktijk worden wij bijna dagelijks geconfronteerd met de problemen die voortkomen uit de precontractuele fase. Niet zozeer het feit dat wij ingeschakeld worden ter incasso van de vordering is een probleem. Veel meer is het probleem, dat er weinig tot geen verhaalsmogelijkheden blijken te zijn. Door in een vroeg stadium (dus alvorens een overeenkomst tot stand komt) alert te zijn kunnen veel problemen voorkomen worden. Een greep uit de praktijk van het afgelopen jaar.
Juridische entiteit
Een van onze cliënten contracteerde met een opdrachtgever die, zo bleek achteraf, niet ingeschreven stond in het Nederlandse handelsregister. De opdracht was mondeling verstrekt en vervolgens door cliënte uitgevoerd. Toen cliënte geen betaling ontving voor verrichte diensten melde de opdrachtgever dat hij in financiële problemen verkeerde. Bij het opstarten van incassomaatregelen bleek dat de onderneming van de opdrachtgever nimmer was opgenomen in het Nederlandse handelsregister en op het moment dat wij een dagvaarding wilde gaan uitbrengen bleek de eigenaar/bestuurder van de onderneming te zijn verhuisd naar Duitsland. Echter hebben wij hem via een ons bekende advocaat in Duitsland weten te traceren en kon hij niet aan zijn betalingsverplichting ontkomen.
Wat te denken van een opdracht die (mondeling) wordt verstrekt door een partij ten behoeve van een andere partij. In de snelheid waarmee een en ander geschiedt en met een mentaliteit van “mouwen opstropen en werken” wordt dan al snel vergeten duidelijke afspraken te maken alvorens met de werkzaamheden een aanvang te nemen. Op het moment dat gefactureerd wordt rijst dan de vraag wie nu de vrachtpenningen dient te voldoen. Factureert u de een dan zal die verwijzen naar en ander en andersom. Dit kwam het laatste jaar diverse malen voor, hetgeen een incasso zeer bemoeilijkt door de door de wederpartij op te werpen discussies terzake.
Een andere cliënte contracteerde met een Nederlandse besloten vennootschap die geen natuurlijke personen als bestuurders kende, doch alleen een stichting. Er waren twee natuurlijke personen in de vennootschap bekend, alle twee gevolmachtigden. De vennootschap reageerde niet op incassobrieven en bij het uitbrengen van de dagvaarding bleek het adres uit het handelsregister wel het formele adres, echter was het pand geheel leeg. De vennootschap was verhuisd, aldus omwonenden. Hierdoor kon de deurwaarder de dagvaarding niet betekenen. Circa een half jaar later bleek de vennootschap inderdaad verhuisd en, volgens de deurwaarder, wel naar een pand dat plaatselijk bekend stond als een pand waar vele lege vennootschappen gevestigd waren. Toch werd de dagvaarding betekend en werd vonnis verkregen. Het vonnis hebben wij laten betekenen bij de bestuurder van de stichting die als directeur van de vennootschap stond ingeschreven. Het resultaat: …………
Een ander probleem is het gegoochel met vennootschappen en handelsnamen. Voorbeeld: een vennootschap waarin de vordering van een cliënte zat, had een naam, welke naam aan een andere, bijna failliete vennootschap werd gekoppeld. De oorspronkelijke vennootschap kreeg een andere naam en de andere vennootschap onder de bij cliënte bekende naam werd failliet verklaard. Hiermee werd de schijn gewekt dat de debiteur van cliënte failliet was, echter niets bleek minder waar. Onderzoek in het handelsregister wees uit dat de juridische entiteit die de verplichtingen was aangegaan nog steeds bestond, echter onder een andere naam. Daarnaast was van belang, dat de schuld door de “nieuwe” vennootschap nooit was overgenomen, waardoor de vordering van cliënte toch nog inbaar bleek.
Ook kan het voorkomen dat uw wederpartij slachtoffer wordt van oplichtingspraktijken. Een voorbeeld daarvan is een samenwerking van een transporteur met een compagnon. De voormalige onderneming van de transporteur (een vennootschap onder firma) wordt ogenschijnlijk voortgezet in een besloten vennootschap. De compagnon trekt alle waardevolle vermogensbestanddelen uit de B.V. en neemt schulden en overige contractuele verplichtingen uit de v.o.f. niet over in de B.V.. De schulden blijven dus voor rekening van de wederpartij waarmee cliënte (oorspronkelijk) mee contracteerde. Door onvoldoende debiteurenbewaking loopt de vordering tot overmaat van ramp ook nog ‘ns behoorlijk op. De B.V. gaat failliet en in de v.o.f. is niets te halen. Er kan getracht worden betaling van de v.o.f. en haar bestuurder (deze is immers hoofdelijk aansprakelijk) in rechte af te dwingen.
Een ander scenario. Een vennootschap contracteert met een cliënte ten behoeve van een door de wederpartij nieuw op te richten B.V.. In de periode dat de B.V. nog in oprichting is worden schulden gemaakt en op enig moment wordt de B.V. i.o. opgeheven en is de andere vennootschap in staat van faillissement verklaard. Geen probleem zult u denken, de bestuurder van de B.V. i.o. is immers hoofdelijk aansprakelijk. Maar wat als de bestuurder zich inmiddels in Amerika heeft gevestigd? Dan is het ondoenlijk om een dergelijke vordering nog te incasseren.
Algemene voorwaarden
Steeds terugkerend thema in dit verband is de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. Nog even los van het belang van die toepasselijkheid ten aanzien van betalingsvoorwaarden en dergelijke kan de toepasselijkheid ook van belang zijn ten aanzien van een al dan niet rechtsgelding tot stand gekomen pand of retentierecht. Een cliënte verrichtte transportwerkzaamheden voor een landelijk bekende onderneming. Deze laatste werd failliet verklaard en cliënte had nog remboursgelden onder zich evenals goederen, gezamenlijk ter waarde van zo’n EUR 20.000,00. Op grond van de TLN voorwaarden en de AVC werd door cliënte een beroep gedaan op een pandrecht. De curator vroeg bescheiden op waaruit bleek dat de algemene voorwaarden rechtsgeldig van toepassing waren verklaard. Cliënte refereerde aan een verwijzing op haar facturen en een mailing. Helaas, verwijzing op de facturen is te laat en het bewijs dat de mailing ook aan de debiteur was verzonden ontbrak, zodat het pandrecht niet kon worden uitgewonnen.
Algemene voorwaarden kunnen ook van belang zijn indien u contracteert met een buitenlandse wederpartij. Met name kan in de voorwaarden een bepaling zijn opgenomen welk recht op de rechtsverhouding van toepassing is en welke rechter bevoegd is. Bijvoorbeeld in het geval u op basis van een mondelinge overeenkomst zaken doet met een Mongoolse wederpartij, gevestigd in België en waarbij goederen ten behoeve van Franse derde zijn vervoerd van Frankrijk naar Mongolië.
Particulieren
Altijd terugkerend probleem is het incasseren van vorderingen op particulieren. Veel van onze cliënten hebben daar niet zo’n last van omdat zij alleen business to business contracteren. Met name verhuis- en opslagbedrijven doen veel zaken met particulieren. Regelmatig komt het voor dat een dergelijke verhuizing of opslag het gevolg is van privé-problemen van de wederpartij. Het komt niet zelden voor dat die problemen ook gepaard gaan met slechte financiële posities van die wederpartijen.
Debiteurenadministratie
Ook tijdens de looptijd van een overeenkomst kunt u de vinger aan de pols blijven houden door een goed debiteurenbeleid te voeren. Laat vorderingen op wederpartijen niet te hoog oplopen en indien dat toch onverhoopt gebeurd, zoek dan persoonlijk contact en probeer in overleg afspraken te maken over de betaling van uw facturen. Eventueel kan dan bijvoorbeeld een betalingsregeling tot stand komen.
Dus: Let op
1. Weet met wie u contracteert, doe onderzoek in het Handelsregister of laat een onderzoek verrichten naar de financiële draagkracht van een onderneming.
2. Zorg dat er schriftelijk goede contractuele afspraken vastliggen, waarbij bij voorkeur ook uw algemene voorwaarden van toepassing worden verklaard en aan de wederpartij ter hand zijn gesteld. Met een goed contract in de had weet u niet alleen wat er tussen partijen is afgesproken, maar ook wie daadwerkelijk de partij is waarmee u hebt gecontracteerd en wie uw facturen dient te betalen.
3. Let op namen. Bijvoorbeeld kunt u zich afvragen wat wordt bedoeld met woorden als “welfare”, “goudkust” of “pecunia” in de naam van uw wederpartij. Wordt daarmee op uw belangen gedoeld of de persoonlijke belangen van de bestuurders van uw wederpartij? Hetzelfde geldt voor afkortingen. Vraag uw wederpartij ‘ns wat die afkorting betekent. Betekent “E.B.B.” bijvoorbeeld Eigen Belang Bestuurders of Energie Bedrijf Blaricum. Dat maakt nogal een verschil.
4. Bij twijfel is het zeker niet onverstandig om voorafgaand aan de dienstverlening zekerheden te bedingen. Bij ondernemingen kunt u om een bankgaranties vragen, bij particulieren om een voorschot. Indien aan een dergelijk verzoek geen gehoor kan worden gegeven levert dat alweer reden tot twijfel met ebtrekking tot de betrouwbaarheid van uw wederpartij op.
5. Laat vorderingen nooit te hoog oplopen. Op het moment dat diverse facturen open blijven staan zoek dan persoonlijk contact met uw wederpartij in plaats van het eenvoudigweg blijven zenden van aanmaningen.
Loopt u tegen deze zaken aan? Neem dan contact op met SCT Juridisch Adviesbureau, telefoon 010-3042850 of stuur een e-mail info@sct-juridischadviesbureau.nl.