SCT Juridisch Adviesbureau

Wanneer bent u verplicht een vrachtbrief te gebruiken?

Als transporteur bent u op basis van de Wegenverkeerswet (WVW) verplicht een vrachtbrief te gebruiken. Daarop bestaan uitzonderingen: het transport van levende dieren, verhuizingen, postzendingen en los gestorte goederen. In alle andere gevallen levert het ontbreken van een vrachtbrief een economisch delict op.

Bent u verplicht de model-vrachtbrief van de Stichting Beurtvaart te gebruiken?
Dit model is verplicht voor alle transporten van afvalstoffen onder de Wet milieubeheer. In overige gevallen is gebruik van het model niet verplicht, maar wel aan te raden. Het is namelijk speciaal voor de branche ontwikkeld en bevat alle elementen die een vrachtbrief moet bevatten. Daarnaast wordt de model-vrachtbrief in het algemeen geaccepteerd als bewijsmiddel door bijvoorbeeld de rechter, verzekeringsmaatschappijen en overheden.

Gebruik een bijlage
Als u op het model te weinig ruimte heeft om informatie op te nemen, gebruik dan een bijlage. Denk er wel aan op beide documenten (dus op de vrachtbrief en de bijlage) een verwijzing op te nemen naar het andere document.

En de digitale vrachtbrief?
Nu steeds meer processen worden geautomatiseerd, gaan ondernemingen ook over van de papieren naar een digitale vrachtbrief. Dan zijn niet alleen de gegevens op de vrachtbrief digitaal, ook het aftekenen van de vrachtbrief geschiedt digitaal. Daarmee is alle informatie altijd duidelijk èn compleet. Na aflevering van de lading kan de chauffeur de volledige gegevens via GPRS direct doorzenden naar het kantoor, waar alle gegevens worden verwerkt in de administratie. Een niet onbelangrijk voordeel daarvan is dat u sneller kunt overgaan tot factureren.